Verplaatsingen met de fiets worden steeds populairder, zeker nu de brandstofprijzen door het dak gaan. Steeds meer werkgevers bekijken de opties om hun werknemers vaker de fiets te laten nemen.

Wat zijn nu echter de spelregels omtrent het aanbieden van een bedrijfsfiets aan werknemers? Er zijn immers verschillende manieren om een fiets ter beschikking te stellen aan werknemers. Zo kan dit in het kader van een aankoop van bedrijfsfietsen of in het kader van een fietsleasingplan.

Bedrijfsfiets (een fiets op naam van de werkgever)

Wanneer een onderneming bedrijfsfietsen aankoopt en zijn medewerkers hier gebruik van laat maken, blijft de onderneming (of een derde) eigenaar van de fietsen, ook wanneer de werkgever overgaat tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst. De fiets is geen eigendom van de werknemer.

De terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets kan een surplus zijn bovenop de normale verloning van de werknemer of kan ter beschikking worden gesteld tegen een deel van het loon ter financiering van de fiets. Dit kan bijvoorbeeld via een cafetariaplan (i.e. een flexibel gepersonaliseerd loonbeleid, waarbij werknemers zelf hun loonpakket samenstellen) of via het mobiliteitsbudget (i.e. het recht om een bedrijfswagen in te ruilen voor een jaarlijks budget, waarmee een werknemer zelf zijn vervoersmiddel kan kiezen en financieren).

Wanneer u de fiets gebruikt voor verplaatsingen tussen uw woonplaats en uw werkplaats, dan is het voordeel vrijgesteld van belasting en RSZ-bijdragen, ook wanneer u die fiets gebruikt voor andere verplaatsingen. Wanneer u de fiets niet gebruikt voor woon-werkverkeer, dan is het voordeel van de bedrijfsfiets wel belastbaar. Bovendien is de bedrijfsfiets ook voor een onderneming 100% fiscaal aftrekbaar, op voorwaarde dat de werknemers de fiets gebruiken voor woon-werkverkeer.

Fietslease

Een onderneming kan ook kiezen voor een fietsleasing, eventueel als onderdeel van een vorm van flexibele verloning. Bij een fietslease huurt een werknemer een fiets via zijn werkgever en dit op lange termijn. Meestal is er nadien, na afloop van de leasetermijn, ook een optie tot overname (i.e. een aankoopoptie).

Gedurende de looptijd van de fietslease, meestal 3 jaar, betaalt de werknemer een maandelijkse bijdrage voor de fiets. Na afloop van de leaseperiode kan de werknemer de fiets dan overnemen aan een restwaarde die minimaal 16% van de aankoopsom moet bedragen.

Zoals eerder aangehaald kan een fietslease een vorm van flexibele verloning uitmaken. Een onderneming kan de fietslease inpassen in het loonpakket van haar werknemers, de leasekost wordt dan rechtstreeks verrekend met het brutoloon van de gebruiker-werknemer.

Als een werknemer een leasefiets gebruikt voor woon-werkverkeer, dan wordt daarvoor geen extra bedrag als voordeel van alle aard verrekend. De werknemer betaalt bijgevolg minder belastingen.

Wat bij ontslag?

Bij een bedrijfsfiets koopt de onderneming fietsen aan op naam van de werkgever en blijft de onderneming eigenaar van de fietsen bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Bij een fietslease is de situatie anders. De beëindiging van de arbeidsovereenkomst kan ervoor zorgen dat het leasecontract vroegtijdig beëindigd wordt. Wanneer u de leasefiets niet overneemt, kan het zijn dat u een verbrekingsvergoeding dient te betalen (afhankelijk van de contractuele afspraken). Wanneer u de leasefiets wel overneemt zal de overnameprijs normaliter hoger zijn, omdat het leasecontract nog niet voldaan is. In zulk geval bent u veelal niet verplicht de leasefiets over te nemen, maar kan het zijn dat u een verbrekingsvergoeding dient te betalen.

Een duidelijk beleid is een must. Om het op veilig te spelen dienen de gevolgen van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst best helder verwoord te zijn in het fietsbeleid om misverstanden en betwisting te voorkomen.

Heeft u hulp nodig bij de aanpassing van een arbeidsreglement of het opstellen van een fietsbeleid? Onze experten staan je graag bij. Neem contact op via deze link