In het kort
- Peppol regelt enkel de technische verzending van uw facturen, niet de inhoud van uw overeenkomst.
- Verouderde algemene voorwaarden (post, e-mail, een vast portaal) kunnen voor discussie zorgen.
- Een verzendfout schrapt een schuld niet automatisch, maar kan wel bewijsproblemen geven.
- Controleer uw factuurclausules, betalingstermijn en betwistingsprocedure vóór een geschil ontstaat.
Uw onderneming verzendt en ontvangt facturen via Peppol. Daarmee is de technische overstap gemaakt. Maar wat als uw algemene voorwaarden nog bepalen dat facturen per post of per e-mail worden verzonden?
Dan voldoet u mogelijk wel aan de verplichting inzake gestructureerde e-facturering, maar kunnen uw contracten achterlopen op de praktijk. Dat creëert geen automatische nietigheid van uw facturen. Het kan wel discussies veroorzaken over de overeengekomen verzendwijze, ontvangst, betwisting en betaling.
Wat is sinds 1 januari 2026 verplicht?
Sinds 1 januari 2026 geldt gestructureerde elektronische facturering (Peppol) voor quasi alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een gewone pdf per e-mail volstaat niet. Verzending en ontvangst gebeuren in beginsel via Peppol, waarbij factuurgegevens rechtstreeks tussen softwaresystemen worden uitgewisseld.
Tot daar was u meer dan waarschijnlijk al mee, maar…
Waarom moet u ook uw contracten controleren?
Peppol bepaalt hoe een factuur technisch wordt uitgewisseld. Uw overeenkomst bepaalt onder meer welke prestaties worden gefactureerd, welke betaaltermijn geldt en hoe partijen communiceren.
Problemen ontstaan wanneer beide niet op elkaar aansluiten. Denk aan voorwaarden waarin staat dat:
- facturen uitsluitend per post worden verzonden;
- de betalingstermijn begint na ontvangst per e-mail;
- een factuur alleen via een specifiek klantenportaal wordt aanvaard;
- klachten binnen een bepaalde termijn na mailing moeten worden gemeld;
- de klant zelf facturen opstelt via self-billing.
Dergelijke bepalingen zijn niet noodzakelijk ongeldig, maar kunnen onduidelijk of onwerkbaar worden.
Een factureringsfout wist de schuld niet zomaar uit
Een klant kan niet zonder meer besluiten dat hij niets meer verschuldigd is omdat een factuur via het verkeerde kanaal werd verzonden. De betalingsverplichting vloeit in de eerste plaats voort uit de overeenkomst en de uitgevoerde prestaties. Toch kunnen fouten gevolgen hebben voor bewijsvoering en discussie over de aanvang van betalingstermijnen.
Wat moet u nu nakijken?
Controleer minstens:
- uw factuurclausules;
- de start van de betalingstermijn;
- betwistingsclausules;
- procedures bij technische problemen.
Decision
Wie via Peppol factureert, heeft een cruciale stap gezet. Maar technische conformiteit en contractuele duidelijkheid zijn niet hetzelfde.
Werkt uw onderneming al via Peppol, maar dateren uw contracten of algemene voorwaarden nog van vóór 2026? Dan is een juridische screening vaak geen overbodige luxe.
