Vanaf 1 januari 2026 wordt in België de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor bijna alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Deze verplichting brengt aanzienlijke veranderingen met zich mee voor bedrijven.

Juridische context en verplichtingen

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen verlopen via gestructureerde elektronische facturen. Dit is een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm voor automatische verwerking. Een gewone pdf-factuur voldoet niet aan deze definitie.

De facturen worden gestandaardiseerd volgens het ‘PEPPOL BIS’-formaat en uitgereikt via het PEPPOL-netwerk.

Verschil ‘PEPPOL BIS’-formaat & pdf-factuur

Een PEPPOL-factuur onderscheidt zich fundamenteel van een pdf-factuur op vijf vlakken: formaat, verzending, efficiëntie, regelgeving en beveiliging. Waar een pdf-factuur een statisch document is dat handmatig moet worden verwerkt, kan een PEPPOL-factuur automatisch worden verwerkt zonder menselijke tussenkomst. PEPPOL-facturen worden verstuurd via een beveiligd netwerk met unieke identificaties, terwijl pdf-facturen meestal per e-mail worden verzonden met risico op verlies of foute bezorging. Bovendien biedt het PEPPOL-systeem extra veiligheid door verificatie van zowel verzenders als ontvangers.

Uitzonderingen op de verplichting

Hoewel de verplichting geldt voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, zijn er enkele uitzonderingen:

• B2C-transacties: De verplichting geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik.
• B2G-transacties: Voor facturering aan openbare overheden is elektronische facturatie al verplicht sinds 1 maart 2024.
• Specifieke ondernemingen: De verplichting geldt niet voor gefailleerde btw-plichtigen, ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting en forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, dooft uit uiterlijk 1 januari 2028).

Voorbereidingen voor bedrijven

Om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen, moeten bedrijven deze stappen ondernemen:

1. Implementatie van geschikte software: investeer in facturatiesoftware die compatibel is met het PEPPOL-netwerk en voldoet aan de Europese normen voor elektronische facturatie. Dit omvat het gebruik van het ‘PEPPOL BIS’-formaat voor facturen.
2. Aanpassing van contracten en algemene voorwaarden: pas bestaande contracten en algemene voorwaarden aan met clausules over elektronische facturatie die voldoen aan de nieuwe wettelijke vereisten. Bijvoorbeeld:

“De bepalingen met betrekking tot elektronische facturatie in deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op zakelijke klanten (B2B) en niet op particuliere klanten (B2C), tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.”

Niet-naleving

Vanaf 1 januari 2026 is het gebruik van elektronische facturen verplicht. Bij niet-naleving beschouwt de belastingdienst dit als het niet verstrekken van een factuur. Dit kan leiden tot het niet kunnen terugvorderen van btw en mogelijke fiscale boetes.

Conclusie

Door tijdig actie te ondernemen, verkleint u het risico op boetes en fiscale beperkingen.

Heeft u vragen over elektronische facturatie? Neem contact met ons op via info@bannister.be of bel 03/369.28.00