Een cliënt contacteerde ons onlangs aangaande een complex factuurdispuut. De situatie was op het eerste gezicht merkwaardig: de opdracht was niet alleen perfect uitgevoerd en tijdig afgeleverd, maar de wederpartij had ook expliciet haar tevredenheid geuit over het geleverde werk. Desondanks ontstond er onverwacht een discussie toen een deel van de factuur werd geweigerd.

Het kernprobleem bleek al snel duidelijk: waar onze cliënt bepaalde werkzaamheden als meerwerk beschouwde, interpreteerde de wederpartij dezelfde activiteiten als vallend binnen de oorspronkelijk overeengekomen prijs. Deze tegenstrijdige interpretaties werden verder gecompliceerd door het feit dat er uitsluitend mondelinge afspraken waren gemaakt, zonder enige schriftelijke vastlegging van de specifieke voorwaarden en verwachtingen.

Deze situatie riep diverse cruciale vragen op: Welke exacte bewoordingen waren gebruikt tijdens de mondelinge overeenkomst? Op basis van welke specifieke aannames hadden beide partijen hun standpunten ingenomen? Waarom leek wat initieel voor alle betrokkenen volkomen helder, achteraf zo vatbaar voor uiteenlopende interpretaties?

De gevolgen van deze onduidelijkheid manifesteerden zich op meerdere vlakken: er volgde een schier eindeloze uitwisseling van e-mails, uitputtende discussies die zich over weken uitstrekten, en een zakelijke relatie die steeds meer onder spanning kwam te staan. Al deze negatieve consequenties waren het directe resultaat van een gebrek aan duidelijke, schriftelijke afspraken – een situatie die met relatief weinig moeite vermeden had kunnen worden.

Dit is een patroon dat we regelmatig tegenkomen in onze praktijk: ondernemingen die, vaak uit pragmatische overwegingen, ervoor kiezen om zaken eerst informeel te regelen zonder te investeren in degelijke juridische documentatie. Hoewel deze aanpak begrijpelijk is vanuit een praktisch oogpunt, toont de ervaring aan dat een beknopt maar helder contract, of zelfs maar één zorgvuldig geformuleerde extra clausule in de algemene voorwaarden, vaak voldoende is om grotere problemen te voorkomen. Het hoeft geen uitgebreid juridisch document te zijn – een bondige maar duidelijke tekst volstaat meestal om de fundamenten te leggen voor transparante communicatie en een duurzame samenwerking, zowel voor de korte als de lange termijn.

De essentie is glashelder: duidelijke, schriftelijke afspraken vormen het beste preventiemiddel tegen potentiële discussies, vooral wanneer onvoorziene omstandigheden zich voordoen.

We nodigen u graag uit om via ons contactformulier een afspraak in te plannen. Tijdens een persoonlijk gesprek kunnen we samen onderzoeken hoe u uw zakelijke afspraken op een praktische en effectieve manier kunt vastleggen, waarbij we rekening houden met de specifieke kenmerken van uw praktijk en de schaal van uw onderneming.

Het team “Bouwrecht” van Bannister Advocaten